Politique de confidentialité

Afin de permettre la réalisation de la formation convenue entre l’Employeur et chaque apprenant (l’« Utilisateur »), et conformément à l’article D. 6353-4 du Code du travail, l’Utilisateur consent et accepte le fait que, en accédant au site et à l’application LMS de l’AFPOLS, des informations personnelles le concernant puissent être collectées, utilisées et divulguées conformément à la présente politique de confidentialité et aux conditions générales d'utilisation en vigueur de l’AFPOLS, disponibles sur le site https://www.afpols.fr

Si l’Utilisateur choisit de ne pas fournir à l’AFPOLS certaines informations nécessaires pour lui offrir ses services, il ne pourra pas bénéficier de ses formations.
La présente Politique de confidentialité a pour objectif d’expliquer comment l’AFPOLS collecte, traite, utilise et communique les informations que qui lui sont fournies par l’Utilisateur sur le LMS.
En conformité avec la loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), l’AFPOLS met en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles de l’Utilisateur.

Afin de permettre la réalisation de la formation convenue entre l’Employeur et chaque apprenant (l’« Utilisateur »), et conformément à l’article D. 6353-4 du Code du travail, l’Utilisateur consent et accepte le fait que, en accédant au site et à l’application LMS de l’AFPOLS, des informations personnelles le concernant puissent être collectées, utilisées et divulguées conformément à la présente politique de confidentialité et aux conditions générales d'utilisation en vigueur de l’AFPOLS, disponibles sur le site https://www.afpols.fr
Si l’Utilisateur choisit de ne pas fournir à l’AFPOLS certaines informations nécessaires pour lui offrir ses services, il ne pourra pas bénéficier de ses formations.
La présente Politique de confidentialité a pour objectif d’expliquer comment l’AFPOLS collecte, traite, utilise et communique les informations que qui lui sont fournies par l’Utilisateur sur le LMS.
En conformité avec la loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), l’AFPOLS met en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles de l’Utilisateur.

DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

L’AFPOLS collecte et traite notamment, pour chaque Utilisateur, ses civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, photo de pièce d’identité, employeur, fonctions, données de connexions (dates et heures de connexions, adresse IP) et données de navigation, messages échangés avec les formateurs, éventuel enregistrement vidéo et audio de l’examen avec photo de prise au début de la formation.

L’AFPOLS collecte les informations volontairement fournies par l’Utilisateur notamment lorsque :

  • il crée ou modifie son compte utilisateur dans son espace dédié sur le LMS ;
  • il navigue sur le LMS et consulte les formations auxquelles il est inscrit ;
  • il télécharge des documents ;
  • il répond à une épreuve de validation de la formation suivie.

Lorsque l’Utilisateur remplit des champs, le caractère obligatoire de l’information qui lui est demandée est signalé par un astérisque, car ces informations sont nécessaires afin de remplir les obligations de l’AFPOLS vis-à-vis de l’Utilisateur et de son Employeur, qui a souscrit la formation pour son compte. Si ces informations obligatoires ne sont pas communiquées,

l’AFPOLS ne pourra pas fournir la formation convenue avec l’Employeur et l’Utilisateur.

FINALITÉS DE LA COLLECTE ET DU TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES

L’AFPOLS utilise les données personnelles notamment pour un ou plusieurs des objectifs suivants:

  • assurer le traitement administratif et technique de ses prestations : contrats, commandes, factures, comptabilité, gestion du compte client, suivi de relation client, gestion des réclamations, etc. ;
  • permettre de participer à des exercices et de faire évaluer par l’équipe pédagogique ;
  • permettre le suivi par l’Employeur du déroulement et du résultat de la formation ;
  • améliorer l’expérience Utilisateur sur le LMS, faire bénéficier des fonctionnalités et services du LMS, informer d’éventuelles opérations de maintenance ;
  • améliorer les services en invitant à participer à des sondages, des études, des enquêtes de satisfaction et des tests produits ;
  • élaborer des rapports de synthèse d’activité annuelle à des fins purement statistiques ;
  • envoyer des informations et des newsletters personnalisées sur les formations, l’actualité, l’actualité professionnelle;
  • pour la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation ou de portabilité de vos données personnelles.

L’AFPOLS informe chaque Utilisateur qu’il a le choix de se désabonner des newsletters en cliquant sur le lien de désabonnement à la fin de chaque courrier électronique.

DIFFUSION DES DONNÉES COLLECTÉES

Les données collectées pourront être transmises principalement aux personnes suivantes :
  • Les personnels pédagogiques et techniques de l’AFPOLS ;
  • Des tiers chargés de contribuer à la délivrance des services sur le LMS, notamment le sous-traitant pour la maintenance de la plateforme, MyEcontentFactory ;
  • L’Employeur de l’Utilisateur.
En aucun cas, les données collectées ne seront cédées à des tiers sans lien avec les nécessités directes des prestations de formation, que ce soit à titre gracieux ou onéreux.
Cependant, l’AFPOLS se réserve la possibilité de partager des informations n’identifiant pas personnellement l’Utilisateur, avec des tiers tels que des chercheurs ou d’autres acteurs de la formation professionnelle initiale ou continue.

DURÉE DE CONSERVATION

Les données à caractère personnel collectées sont conservées pendant une durée de cinq
(5) ans à compter de l’expiration de l’année civile au cours de laquelle l’Utilisateur a utilisé
le LMS pour la dernière fois.
Au-delà, les données permettant d’identifier l’Utilisateur (nom, prénom, email) sont anonymisées.
Concernant l’examen surveillé, l’enregistrement vidéo et audio de l’examen, la photo de l’Utilisateur prise au début de l’examen, ainsi que la photo de sa pièce d’identité, sont conservées pendant 6 mois.

UTILISATION DES COOKIES

Certaines informations sont collectées au moyen de cookies (de petits fichiers texte placés sur ordinateur stockant des informations et qui peuvent être consultés par le LMS).
Un cookie ne nous permet pas d’identifier l’Utilisateur. De manière générale, il enregistre des informations relatives à la navigation de son ordinateur sur le LMS (les pages consultées, la date et l’heure de la consultation, etc.) que l’AFPOLS pourra lire lors de visites ultérieures. En l’espèce, il contient les informations fournies par l’Utilisateur. Ainsi, l’Utilisateur n’aura pas besoin, lors de sa prochaine utilisation, de remplir à nouveau le formulaire proposé.
L’AFPOLS informe l’Utilisateur qu’il peut s’opposer à l’enregistrement de cookies en configurant son navigateur (dans le menu « outil options » de Mozilla Firefox ou d’Internet Explorer). La plupart des navigateurs fournissent les instructions pour les refuser dans la section « Aide » de la barre d'outils. Si vous refusez nos cookies, des fonctions et fonctionnalités de ce site pourraient ne pas fonctionner correctement.

HÉBERGEMENT, STOCKAGE ET SÉCURITÉ

L’AFPOLS met en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles de l’Utilisateur, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.

L'accès aux données personnelles de l’Utilisateur est strictement limité aux préposés de l’AFPOLS et, le cas échéant, à ses sous-traitants qui sont soumis à une obligation de confidentialité et ne peuvent utiliser ces données qu’en conformité avec les dispositions du contrat de sous-traitance et de la réglementation applicable.

Le site est hébergé sur le cloud opéré par MyEcontentFactory. Il s'appuie sur la technologie NodeJS. En matière de sécurité l'hébergeur s'engage à respecter l'accord cadre du référentiel de l'ANSSI.

Un archivage des données est mis en place à intervalle régulier dans le respect de la Politique de confidentialité. À l’issue de la durée de conservation des données personnelles, ces dernières sont anonymisées.

Les registres informatisés conservés dans les systèmes dans le respect des règles de l’art en matière de sécurité, seront considérés comme preuves des communications de courriers électroniques, envois de formulaire d’inscription, téléchargements de contenus, publications de contenus et postages de commentaires.
L’archivage des formulaires d’inscription est effectué sur un support de nature à assurer le caractère fidèle et durable requis par les dispositions légales en vigueur.
Par ailleurs, l’utilisateur reconnaît être parfaitement informé qu’en l’état de la technique, il est impossible pour l’AFPOLS et ses sous-traitants de garantir l’absence d’intrusion dans le LMS et en particulier de garantir l’absence de destructions et/ou modifications malveillantes (par virus ou
autre).

DROITS D’ACCES, DE RECTIFICATION, DE PORTABILITE ET D’EFFACEMENT DE VOS DONNEES OU ENCORE DE LIMITATION DU TRAITEMENT

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, l’Utilisateur bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de ses données ou encore de limitation du traitement. Il peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données le concernant.

L’Utilisateur peut, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer ses droits en contactant le délégué à la protection des données chez l’AFPOLS à l’adresse suivante : rgpd@afpols.fr.

Pour toute information complémentaire ou réclamation, l’Utilisateur peut contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr).

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