Organisation des séances de Conseil d’Administration : trouver le juste équilibre

En OPH comme en société, les séances de Conseil d’Administration sont rythmées par un calendrier de délibérations obligatoires chaque année :

• adoption du budget, en principe après un débat budgétaire,
• vote de la révision annuelle des loyers, dans les limites réglementaires,
• fixation du supplément de loyer de solidarité,
• approbation du rapport de gestion, du rapport financier, du rapport de la ou des CALEOL, du rapport de la CAO, du rapport du ou des CCL, de la DPEF, 
• arrêté des comptes annuels,
• vote de l’augmentation de la masse salariale...

De plus, le Conseil d’Administration est sollicité pour l’élection du Président, pour la nomination du Directeur Général, pour la désignation des membres de la CALEOL, de la CAO et du CCL, pour l’approbation du plan stratégique de patrimoine et de la CUS, pour l’adoption du règlement intérieur du Conseil d’Administration, pour l’agrément d’un nouvel actionnaire (pour les sociétés), pour la conclusion d’une convention réglementée, pour la validation du plan de vente HLM, pour les autorisations d’emprunt pour les investissements immobiliers, etc.

Ce formalisme s’impose aux membres du Conseil d’Administration, et si chacun de ces sujets n’est pas accompagné d’une présentation dynamique, avec les explications nécessaires, il est fort probable que l’intérêt réel de certains administrateurs pour la vie et les perspectives de l’OPH, de l’ESH ou de la SCP ne soit pas toujours au rendez-vous.

Il n’est pas évident pour des administrateurs qui exercent bénévolement leur mandat, souvent pour un temps assez court, de s’impliquer dans cette mission de gouvernance si les séances du Conseil d’Administration (4 par an, par exemple) se limitent à une présentation sommaire des délibérations qui leur sont soumises, et à quelques informations éparses.  

Il ne s’agit pas non plus d’alourdir systématiquement les ordres du jour des séances du Conseil d’Administration, dans la mesure où les membres peuvent avoir du mal à prêter une attention soutenue au-delà de deux heures de réunion, ou avoir d’autres engagements à la suite. 

Des administrateurs peuvent se sentir plus concernés par certaines thématiques que d’autres : certains seront attentifs à la situation financière actuelle et future de l’organisme, d’autres aux relations avec les locataires, d’autres encore au développement patrimonial…  

Un juste équilibre est à trouver, c’est bien là un enjeu important pour le Président et le Directeur Général.

Les représentants des collectivités locales et territoriales, au sein des Conseils, sont appelés à être renouvelés à chaque élection locale. A contrario, certains autres administrateurs peuvent disposer de ce mandat d’administrateur depuis très longtemps. Par conséquent, il est fréquent qu’une partie minoritaire du Conseil ait un bon aperçu de l’organisme, et de ce fait soit plus enclin à participer aux débats.

Il est de la responsabilité du Président de veiller, lors des séances du Conseil d’Administration, à ce que tous les administrateurs aient la possibilité de s’impliquer et de participer, dans un cadre donné.

Il revient aussi au Président d’être attentif à ce que les débats entre les membres du Conseil ne glissent pas vers des sujets sans rapport avec la vie de l’organisme, et que les représentants des locataires n’attendent pas des réponses à des questions ne concernant que leur résidence. 

L’adoption d’un règlement interne du Conseil d’Administration permet de fournir un cadre bien utile.

Les commissions et comités internes, pour s’impliquer

De la CALEOL au CCL, en passant par la CAO ou le comité des engagements, les administrateurs ont la possibilité de participer sur la base du volontariat, avec un rôle opérationnel, aux différentes instances décisionnaires de l’organisme. 

Cependant, dans la pratique, compte tenu du rythme des réunions, la participation effective des administrateurs désignés n’est pas toujours assurée.

Il est parfois possible de constituer aussi des commissions ad hoc pour des thèmes particuliers (techniques ou stratégiques), où des administrateurs s’impliquent.

Les visites de « terrain », oui mais...

Les inaugurations d’opérations nouvelles sont autant d’occasions pour que les administrateurs prennent concrètement conscience de l’activité de l’organisme. Cependant, il est assez rare qu’outre le Président, les administrateurs prennent le temps d’y participer.

Certains organismes proposent, de temps à autre, des visites de patrimoine à leurs administrateurs, mais ce n’est pas toujours simple à organiser…

L’importance de la formation et de l’information des administrateurs 

Il est essentiel de faciliter la prise de mandat des nouveaux administrateurs, d’une part en leur proposant en tout début de mandat une formation¹ pour mieux appréhender le logement social et ses acteurs et prendre conscience de leur rôle d’administrateur, et d’autre part en leur présentant l’organisme lui-même.

Les organismes de logement social disposent généralement de nombreux supports d’information numériques ou sur papier, mais les administrateurs ne sont pas toujours en mesure de se connecter sur le web et les réseaux sociaux, pour s’informer. Il est intéressant de mettre en place, à leur intention des solutions d’envois ciblés (push), plus efficaces que celles qui nécessitent d’aller chercher l’information où elle se trouve (pull).

D’autres moments forts à proposer

Le plus efficace moyen d’impliquer collectivement les membres du Conseil d’Administration s’avère être l’organisation d’une réunion annuelle, de type séminaire, avec l’équipe de direction, en dehors du formalisme des séances trimestrielles.

Bien évidemment, ces rencontres doivent permettre d’aborder des thématiques en rapport avec la vie de l’organisme et l’actualité.

Souvent, une animation confiée à quelqu’un d’extérieur à l’organisme ou la participation d’un invité extérieur concerné par les thèmes retenus apportent un plus.

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Article publié le 23/02/2023